Informationen zum Datenschutz für Teilnehmer und Referenten des Ophthalmologischen Grundlagenkurses der DOG
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Teilnehmer und Referenten des Ophthalmologischen Grundlagenkurses der DOG.
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher: DOG Deutsche Ophthalmologische Gesellschaft e.V,. Geschäftsstelle: Platenstr. 1, 80336 München, Deutschland, E-Mail: geschaeftsstelle@dog.org, Telefon: 089 / 5505 768-0, Telefax: 089 / 5505 768-11
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail an dsb@meindatenschutzpartner.de
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Anmeldung / Referentenzusage zum Ophthalmologischen Grundlagenkurs der DOG. Es handelt sich dabei um die von Ihnen im Rahmen der Anmeldung uns mitgeteilten Informationen und Daten.
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Planung, Organisation, Durchführung, Abrechnung und Nachbearbeitung des Grundlagenkurses, zum Zwecke der Durchführung eines Alumni-Programms im Nachgang sowie ggf. zum weiteren Zweck der Berichterstattung und Information der Öffentlichkeit über den Grundlagenkurs.
Wir übermitteln diese Daten ggf. an beteiligte Dritte. Hierzu finden Sie in Ziffer 5. weitere Informationen.
Während des Kurses werden durch uns oder ggf. durch Dritte Fotografien zu Zwecken der Berichterstattung, sowie des Marketings und der Werbung angefertigt. Diese Fotografien nutzen wir ggf. auf unserer Webseite (insbesondere www.dog.org) auf unseren Social Media Accounts oder in Broschüren, Flyern oder sonstigen Werbemitteln der DOG, die unmittelbar oder mittelbar auf den Grundlagenkurs hinweisen.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, sie ist jedoch für einen Vertragsabschluss mit uns zur Teilnahme erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hat allerdings zur Folge, dass Sie nicht teilnehmen können.
Ihre Daten werden automatisiert in einer Datenbank gespeichert, verarbeitet und verwaltet. Die Daten sind nach dem Stand der Technik vor dem Zugriff Unbefugter sowie vor Löschung und Zerstörung im Rahmen des Möglichen geschützt.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung im Hinblick auf die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anmeldung / Referentenzusage übermittelt haben, erfolgt aufgrund des zwischen uns hierdurch geschlossenen Teilnahme-/Referentenvertrages (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO).
Die Datenverarbeitung im Hinblick auf Fotografien und auf das Alumni-Programm erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse hinsichtlich der Anfertigung von Fotos besteht konkret darin, dass wir als Veranstalter und Verband über unsere Aktivitäten, deren Vorteile sowie ihre Durchführung und Ergebnisse in der Öffentlichkeit berichten wollen, um öffentliche Aufmerksamkeit zu erreichen und weitere Teilnehmer zu gewinnen. Es wird dabei darauf geachtet, dass die Teilnehmer/Referenten nicht im Fokus eines Fotos stehen, sondern stets lediglich der Gesamteindruck der Veranstaltung und dessen Atmosphäre Hauptgegenstand der Fotos sind.
Hinsichtlich des Alumni-Programms besteht unser berechtigtes Interesse darin, die Teilnehmer an Veranstaltungen der DOG näher an den Verband zu binden, die Ausbildung und Forschung im Bereich der Augenheilkunde zu unterstützen sowie das Netzwerken und den fachlichen Austausch unter den Teilnehmern und Kolleginnen und Kollegen zu fördern.
Diese berechtigten Interessen ergeben sich zusätzlich auch aus unserer Satzung und den Vereinszwecken.
4. Speicherdauer
Die Datenverarbeitung auf Grundlage des geschlossenen Vertrages erfolgt, so lange Ansprüche aus dem Vertrag nicht verjährt sind, was in der Regel drei Jahre nach Ende der Veranstaltung, beginnend zum 31.12. des jeweiligen Jahres, der Fall ist. In Einzelfällen kann eine längere Speicherdauer angezeigt sein, bspw. wenn eine längere Verjährungsfrist in Betracht kommt oder wir anderweitig zur weiteren Speicherung berechtigt sind.
Unabhängig davon werden die Teilnehmerdaten im Rahmen eines Alumni-Programms gespeichert. Für dieses Programm sollen alle ehemaligen Teilnehmer eines solchen Kurses zu einem Get Together auf dem jährlich stattfindenden DOG-Kongress eingeladen werden. Hierfür werden Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse der Teilnehmer auf unbestimmte Zeit gespeichert.
Die auf Grundlage unseres berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir, bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung der einzelnen Interessen zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Artikel 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. den Hinweis in Ziffer 8. dieser Informationen).
Wir weisen darauf hin, dass wir als Veranstalter im Rahmen der Zertifizierung des Kurses gegenüber der Ärztekammer zur Aufbewahrung von Daten verpflichtet sind. Denn laut Vorgaben der Landesärztekammer Bayern sind wir zu einer Aufbewahrung der Teilnehmerlisten, in welchen die Namen und die Anwesenheit der Teilnehmer erfasst werden, über einen Zeitraum von sechs Monaten nach Ende des Kurses zu Dokumentationszwecken (z.B. für etwaige Stichprobenkontrollen der Ärztekammer) verpflichtet.
Daneben unterliegen wir auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen müssen wir einhalten und geben uns eine eigene Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c) DSGVO. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.
5. Weitergabe von Daten
Es kann sein, dass unser IT-Dienstleister oder unser Webhoster im Rahmen ihrer technischen Unterstützung eine theoretische Zugriffsmöglichkeit auf die Daten haben.
Des Weiteren geben wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Organisation und Durchführung des Kurses weiter, nämlich an Firmen, die uns bei der Organisation und Durchführung des Kurses unterstützen, an den Betreiber des Veranstaltungsortes o.ä.
Für unsere Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kann es sein, dass personenbezogene Daten der Teilnehmer oder Referenten auch an die hierfür beauftragte PR-Agentur der Georg Thieme Verlag KG übermittelt werden.
Die weitergegebenen Daten dürfen von den genannten Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
Mit allen Empfängern haben wir, soweit es sich um eine Auftragsverarbeitung handelt, einen Vertrag über diese Auftragsverarbeitung geschlossen, die diese unter anderem auch zur Verschwiegenheit verpflichten.
6. Verweis auf allgemeine Datenschutzhinweise
Weitere Informationen dazu, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, beispielsweise im Falle einer Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular, über Telefon oder Fax finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen auf der Webseite unter www.dog.org/datenschutz.
Insbesondere gilt für die Anmeldung zum Grundlagenkurs über das bereitgestellte Webformular die in der allgemeinen Datenschutzerklärung für die Nutzung von Contact Form 7 beschriebene Datenverarbeitung ebenso.
7. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an geschaeftsstelle@dog.org
8. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an geschaeftsstelle@dog.org